Leitungsauskunft dokumentieren: Was im Schadensfall wirklich zählt

Die meisten Unternehmen holen ihre Leitungsauskünfte gewissenhaft ein. Es scheitert meistens an anderen Dingen.

Leitungsauskunft dokumentieren: eingeholt ist nicht bewiesen

Die meisten Unternehmen holen ihre Leitungsauskünfte gewissenhaft ein. Woran es im Streitfall scheitert, ist selten die Anfrage selbst, sondern der Nachweis darüber. Wer nach einem Schaden nicht belegen kann, wen er wann gefragt hat und was zurückkam, steht so da, als hätte er nicht gefragt.

Das ist keine Formalie. Nicht nur die Einholung der Leitungsauskunft ist Pflicht, sondern auch ihre Dokumentation. Erst der Nachweis der eigenen Bemühungen erfüllt die Anforderungen der technischen Regelwerke, und erst er sichert die eigene Position rechtlich ab.

Was in die Dokumentation gehört

Vier Bestandteile sollten Sie für jedes Projekt zusammenhalten:

Die Anfragebelege bei allen betroffenen Netzbetreibern, jeweils mit Datum und Ansprechpartner.
Die erhaltenen Pläne und die zugehörigen Sicherheitsanweisungen, archiviert und nicht nur im Postfach.
Den Nachweis, dass die Unterlagen geprüft und ausgewertet wurden, nicht nur, dass sie eingegangen sind.
Die Dokumentation technischer Maßnahmen vor Ort, etwa Suchschlitze oder Sichtprüfungen, sofern sie erforderlich waren.

Der dritte Punkt wird am häufigsten übersehen. Ein Plan, der ungeöffnet im Ordner liegt, belegt den Eingang, aber nicht die Auswertung. Genau danach wird im Schadensfall gefragt.

Auch die Betreiber ohne Betroffenheit gehören dazu

Ein Betreiber, der zurückmeldet, dass er im Projektgebiet keine Leitungen führt, liefert ebenfalls einen Beleg. Er beweist, dass Sie ihn angefragt haben. Wer diese Rückläufe aussortiert, weil sie inhaltlich nichts enthalten, entfernt genau die Belege, die die Vollständigkeit der eigenen Erkundigung zeigen.

Warum die dokumentierte Leitungsauskunft über die Haftung entscheidet

Übergibt der zuständige Netzbetreiber einen Bestandsplan, darf das ausführende Unternehmen darauf vertrauen, dass darüber hinaus keine weiteren Leitungen vorhanden sind. Weitere Nachforschungen nach nicht eingetragenen Leitungen sind dann nicht geschuldet.

Dieser Vertrauensschutz ist der stärkste Hebel, den Sie haben. Er greift aber nur für die Betreiber, die Sie tatsächlich angefragt haben. Wer einen übersieht, kann sich für dessen Leitungen nicht darauf berufen. Und ob Sie einen Betreiber angefragt haben, zeigt am Ende nur eines: Ihre Dokumentation.

Fristen im Blick behalten

Auskünfte haben eine Gültigkeitsdauer, die der jeweilige Netzbetreiber festlegt. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Richtigkeit eine Bringschuld des Betreibers gegenüber dem Bauanfragenden. Danach nicht mehr.

Verzögert sich der Baubeginn, muss neu angefragt werden. Weil die Fristen je Betreiber unterschiedlich laufen, reicht ein einzelnes Ablaufdatum für das Projekt nicht aus. Sie brauchen den Überblick je Auskunft, sonst arbeiten Sie an einer Stelle mit gültigen und an anderer mit abgelaufenen Daten.

Wer die Leitungsauskunft dokumentieren muss, wenn ein Dienstleister anfragt

Bauunternehmen dürfen die Leitungsauskunft an Dienstleister abgeben, diese gelten dann als Erfüllungsgehilfen. Die Verantwortung für die Nachweisdokumentation bleibt jedoch beim Bauunternehmen. Wenn Sie diesen Teil vergeben, sollten Sie deshalb vertraglich festhalten, in welcher Form Sie die Belege zurückerhalten und wo sie liegen.

Betreiber, die ihre eigenen Leitungen absichern wollen, hinterlegen sie bei Trassenschutz.

So dokumentieren wir Ihre Leitungsauskunft

Bei Trassify entsteht die Dokumentation nebenbei, weil sie Teil des Vorgangs ist. Wir legen die zuständigen Betreiber je Projekt an, halten fest, über welchen Weg jeder angefragt wurde, verfolgen die Rückläufe und legen alle Dokumente ab, getrennt nach Betroffenheit. Sie sehen den Status jeder einzelnen Anfrage und erhalten am Ende nicht nur den Gesamttrassenplan, sondern auch den vollständigen Nachweis darüber, wie er zustande gekommen ist.

Sprechen Sie uns an, wir sind die Experten zum Thema Leitungsauskunft.

Trassify GmbH

Häufige Fragen

Wie lange muss ich eine Leitungsauskunft aufbewahren?

Eine feste Aufbewahrungsfrist für Leitungsauskünfte ist nirgends vorgeschrieben. Als Maßstab taugt die Gewährleistungsfrist der jeweiligen Kommune für die Aufbruchstelle, und die reicht in den geprüften Satzungen von drei bis fünf Jahren ab Abnahme, in Köln etwa fünf Jahre, in Unterhaching vier Jahre nach VOB. Wer sich daran orientiert, liegt bei der Ablage nicht zu kurz.

Reicht es, die Mails im Postfach zu lassen?

Nein, jedenfalls nicht verlässlich. Im Streitfall zählt, ob sich Anfrage, Datum, Empfänger und Rücklauf einem Vorhaben zuordnen lassen. Ein Postfach leistet das nicht, sobald Mitarbeiter wechseln, Ordner umgeräumt werden oder ein Vorgang über mehrere Adressen lief.

Muss ich auch dokumentieren, wenn ein Betreiber gar nicht antwortet?

Ja, und das ist der wichtigere Teil. Dokumentiert wird die Anfrage mit Datum und Weg, dazu jede Erinnerung. Ohne diesen Nachweis steht später die Behauptung im Raum, es sei nie gefragt worden, und widerlegen lässt sie sich dann nicht mehr.

Ist eine Fehlanzeige überhaupt etwas wert?

Ja. Die Rückmeldung eines Betreibers, dass er im Gebiet nichts führt, belegt, dass an dieser Stelle gefragt wurde. Sie gehört in die Projektakte und nicht in den Papierkorb. Die BIL eG berichtet für einzelne Betreiber Quoten von bis zu achtzig Prozent, in denen keine Zuständigkeit vorliegt.

Zählt ein Screenshot aus einem Portal als Nachweis?

Nur eingeschränkt. Ein Screenshot zeigt einen Bildschirminhalt, aber nicht zwingend Absendedatum, Empfänger und Vollständigkeit des Vorgangs. Belastbar ist die Originaldatei, die das Portal ausgibt, zusammen mit dem Anschreiben, aus dem Datum und Gültigkeit hervorgehen.